ここから3回に分けて[ページレイアウト]タブについて説明をします。リボンは横長表示なので、キャプチャ画像の表示は細かくなりますが、リボンの中身はこんな外観です。

[ページレイアウト]タブは、以下のグループに分割されます。

  1. 「テーマ」グループ
  2. 「ページ設定」グループ
  3. 「拡大縮小印刷」グループ
  4. 「シートのオプション」グループ
  5. 「配置」グループ

以下、画像キャプチャの赤枠、[ページ設定]グループからいきましょう。

赤い四角の左側、余白をクリックしてみましょう。

ここは、印刷時の余白を設定することが可能となります。

既定の余白は、「標準」・「広い」・「狭い」の3つから選択できます。

余白は職場によってさまざまで、「標準」を使うことがあたりまえだったり、「狭い」を使うことがあたりまえだったりします。

どちらを使えばいいかは、現場の状況に応じて対応してください。詳細設定を見ていくため、[ユーザー設定の余白]をクリックしてみます。

クリック後、こちらのダイアログボックスが登場します。

キャプチャは、標準余白の数値で単位は「cm」となります。ここで重要なのは、左下のページ中央 水平」と「垂直」です。 まず、水平にチェックを入れてみます。

ワークシートを印刷するとき、基本設定は左上から右下にかけて印刷されます。水平にチェックを入れることで、左右均等余白の印刷が可能となります。

左右均等に出力されますので、ビジネス文書を印刷するときは、たいていこの水平にチェックを入れる機会が多いです。

では、垂直はどうでしょうか? 基準は、上から2つ折りしたときのセンターラインとなります。

垂直にチェックを入れることで、上下均等余白の印刷が可能となります。 ただし、このままでは左寄りに出力されます。

最後に、水平と垂直、両方にチェックを入れた場合です。

上下・左右均等な位置、つまり用紙の中心点を基準として印刷がされます。

このように、垂直方向の設定もできるのですが、ページ中央は「水平」のみにチェックを入れて、印刷することが多いでしょう。

さて、ここまで説明をした[余白]のダイアログボックス。実は[ファイル]タブからでも、このダイアログボックスを開くことが可能なのです。

[ファイル]タブ→[印刷]→[標準の余白]をクリックすると……。

同じ項目が出てきます。

使いやすいほうを利用してください。

コンサル系や広告代理店、法律事務所とかそういったところが「狭い」を使う傾向にありますね。すこしの余白の誤差が、違和感を作ってしまいます。ここは注意してください!

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