ファイルを作成後、どこかにそのファイルを提出しなければいけない場合、コメントをつけたままだったり、作成者の不必要な情報(Excelをインストールしたとき、所有者の名前が作成者の名前としてつけられている)が残っていたら、とても嫌ですよね。

私の場合、新規ファイルを作成しただけで、ここに自分の名前が出てきます。

私が作成したファイルを納品し、それをクライアントが使い、さらにクライアントが関連会社にメール添付で送信したら……「この人だれ?」 ってことになりますよね。

そういうとき、[ファイル]タブドキュメント検査という機能で、このような情報を一括削除を簡単に行うことができます。

[ファイル]タブを開くと、初期値は「情報」です。ここの共有準備の項目にある、問題のチェックをクリックします。そしてドキュメント検査をクリックします。

これをクリックすると…… 必ず検査前に保存を聞いてきます。取り消せない作業が発生するため、必ず保存してください、ということです。シートの削除操作と同じですね。

① コメントと注釈
② ドキュメントのプロパティと個人情報
③ データモデル
④ コンテンツアプリ
⑤ 作業ウィンドウアプリ ・ ・ ・ 検査ボタンを押下

すると、以下の項目が出てきます。

とりあえず、全部チェック印を入れて検査ボタンを押す、でいいとも思います。

ここで「!」マークの項目が該当している結果となります。上記キャプチャの場合、②のドキュメントのプロパティと個人情報が残っていますという説明です。

なので[すべて削除]をクリックします。これで完全に消えます。

終了後は、閉じるをクリックしてください。 確認してみましょう。この関連ユーザーというところにあった項目がリセットされました。

以上がドキュメント検査という機能でした。

これはWordにもPowerpointにも共通して備わっている機能ですので、ファイルが自分の手元から離れるときはこれをしなければならない、というルールにしておくと忘れないかと思います。

しっかり覚えておきましょう。

知らない人に自分の名前だけ残ったファイルが出回っていくのも嫌なものですからね。セキュリティの一環だと思って消してください。

目次へ 次の講座