印刷用ファイルでは、ヘッダー・フッターがとても重要！
用紙の余白エリア、上・下の部分にヘッダー枠とフッター枠が設けられています。
ヘッダー枠には、印刷用紙に対して出力日時の時間を挿入したり、バージョンを印字して書類を管理する目的で使用されます。フッター枠には、ページ番号やコピーライト表記を挿入することが多いです。
どちらも印刷範囲外の設定になり、印刷用紙を管理するときに役立つ挿入データになります。この記事では、ヘッダーとフッターの扱い方を学習していきましょう。
ヘッダーとフッターの表示方法
ヘッダーとフッターの学習にフォーカスを当てるため、あらかじめ印刷設定がされている状態で話を進めていきます（※ 印刷範囲の設定方法に関しては、後日記載しますね）。
ヘッダーとフッターは、\[挿入\] タブをクリック。 \[テキスト\] グループに \[ヘッダーとフッター\] のボタンがあります。
キャプチャ画像では \[テキスト\] グループが折りたたまれていますが、1920px以上のモニタで作業をされている方は、リボン内に収まって配置されていますので見つけやすいです。
クリックすると、以下の全画面のキャプチャのように、画面が \[ページレイアウト\] ビューに変更されます。ワークシートを用紙として見ることができる画面です。
そして、ヘッダーの中央にカーソルが当たっている状態です。
ヘッダーまたはフッターにカーソルがあると、タブの一番右側に \[ヘッダーとフッター\] タブが登場します。切り替わり直後はヘッダーの中央にカーソルが入っているので、タブが見えている状態です。
いったんセル上をクリックするとカーソルが離れるため、このタブは消えます。以下のキャプチャの例では、セルA1をクリックしました。
\[ヘッダーとフッター\] タブがなくなっても、改めてヘッダーをクリックしてカーソルを置けば、表示されます。
ただ、\[ホーム\] タブに戻ってしまっているので、\[ヘッダーとフッター\] タブに切り替えてください。エクセル初心者の方は、ここで詰まっているシーンを見かけることが多いです。
ヘッダーとフッターの設定方法
それでは \[ヘッダー/フッター要素\] グループの機能について解説します。
\[ページ番号\] をクリックしてみます。
＆\[ページ番号\] と挿入されます。
これは機能タグです。シートをクリックしてカーソルを離すと、ページ番号を表示してくれます。
このように、パーツごとに機能タグが用意されています。改めてリボンを確認しましょう。
- ページ番号 ＝ ＆\[ページ番号\] は、現在のページ番号です。
- ページ数 ＝ ＆\[総ページ数\] は、全体のページ数です。
- 現在の日付 ＝ ＆\[日付\] は、出力時の日付が表示（自動更新）されます。
- 現在の時刻 ＝ ＆\[時刻\] は、出力時の時間が表示（自動更新）されます。
- ファイルのパス ＝ ＆\[ファイルパス\] は、ファイルパスが表示されます。
- ファイル名 ＝ ＆\[ファイル名\] は、ファイル名が表示されます。
- シート名 ＝ ＆\[シート名\] は、シート名が表示されます。
- 図 ＝ ＆\[図\] は、選択した画像が表示されます。
活用ポイント
この機能タグは、組み合わせて使うことも可能です。例えば、
＆\[ページ番号\] ／ ＆\[総ページ数\]
という使い方は、全体が10ページあり、現在は1ページ目だ、ということがわかります。なお、スラッシュは手動で入力をしています。
○ 機能タグのキャプチャ
○ 実際に挿入されたデータ
&\[日付\] &\[時刻\]
と設定すれば、2023/10/22 13:22 のように設定が可能です。
○ 機能タグのキャプチャ
○ 実際に挿入されたデータ
受講生の質問やクライアントからのご質問で、日付の形式を変更することは可能か？ というご質問を受けたことがありました。
残念ながら、このヘッダーとフッターの日付時刻の書式設定を変更することはできません。エクセルのマクロ機能を使えば可能ですが、一般的に出力されたものを使うという流れになります。
また、＆\[図\]の使い方ですが、一般的に会社ロゴを入れることが多いです。
会社ロゴは入れたワークシートを出力する際は、左上または右上に入れることが多いでしょう。
注意点として、印刷した書類をバインダーなどに閉じたとき、会社ロゴが閉じしろに来ないようにするのが決まりです。会社ロゴを挟むのは、よくありませんからね。
ヘッダーとフッターの移動ボタン
ここまでヘッダーで説明をしてまいりましたが、フッターへの移動は簡単です。 \[ナビゲーション\] グループにある \[フッターに移動\] ボタンを使ってください。フッターに移動します。
組み込み式のヘッダーとフッター
エクセルには、ヘッダーとフッターのサンプル集があります。それが、ヘッダーとフッターのリボン左側にあるグループです。
ヘッダーもフッターも同じ機能が揃うので、ヘッダーだけ見てみましょう。
ただ、ほとんどビジネスシーンで使えそうなものはないので、説明は割愛させていただきます。組み込み式で、コピーライト表示ぐらいは欲しいといつも思っているのですけれどもね。
ヘッダーとフッターのオプション
最後に \[オプション\] グループについて解説をします。こちらもほとんど利用用途はありません。
先頭ページのみ別指定：
これは１ページ目を表紙として扱うケースです。１ページ目を別指定することができます。
文書作成ソフトのWordや、スライド制作をするPowerPointでは表紙をつけることが多いため、利用頻度は高いのですが、Excelでは表紙をつけることはないので使う機会はほとんどありません。
奇数/偶数ページ別指定：
印刷物を製本するシーンを想定してください。ページ番号を割り振る際、奇数と偶数を左右振り分けておかないと、綴じ代のところにページ番号が入ってしまうようになります。
ただ、こちらもExcelの印刷物を製本する機会は少ないので、私も使ったことはありません。
ドキュメントに合わせて拡大/縮小 ＆ ページ余白に合わせて配置：
こちらは２つまとめてご説明します。
印刷倍率や余白を縮小した際、ヘッダーとフッターも同じように拡大縮小するかどうか？ といったチェックになります。既定ではチェックが入っています。
ヘッダーとフッターだけ文字サイズが大きくなってしまうのも、違和感のある印刷物になってしまうので、こちらも既定のままお使いになることをお勧めします。
画面の戻し方
ヘッダーとフッターの説明は以上となります。最後に \[ページレイアウト\] ビューを、\[標準\] ビューに戻して終了しましょう。
まず、ヘッダーまたはフッターに置いたカーソルを離すため、用紙内のセルをクリックしてフォーカスを戻します。
キャプチャではわかりやすいように、セルA1をクリックしました。ヘッダーとフッタータブが消えたことを確認します。
ステータスバーの右側に表示切替ボタンが３つ揃っています。\[ページレイアウト\] ビューは真ん中のボタンで、こちらがオンになっています。
\[標準\] ビューは左のボタンになりますので、こちらをクリックしてください。
これで元の画面に戻すことができました。
ヘッダーとフッターに関しては、以上となります。