2016年11月現在、スプレッドシートの画面はこのようになっております。

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エクセルと違い、不定期かつ強制アップデートがかかるため、画面が変更した際には、こちらの記事も上書き更新をしていきます。

また、こちらのWebアカデミーでは、エクセルを一通り操作したことがある、という前提での記述となります。

セルとは何か? オートフィルとは何か? といった初心者向けの内容は、100Excelにてエクセルの基本操作を勉強いただければ幸いです。

それではスタートしていきましょう!

Googleスプレッドシートの全体像を把握しよう!

大事なのは、以下の5ポイント。

  1. 1シートの初期設定では1,000行・26(Z)列までしかない。
  2. 全シート数におけるセル、つまり1ファイルで200万のセルを超えることができない。
  3. 自動的に保存されるので、上書き保存の必要はない。
  4. 保存先はGoogleドライブであり、ローカル(自分のPC)ではない。
  5. 同時して共有作業できる人数は、50人まで。

はじめての方には、5つ目の項目が?かと思います。オンライン上なので、共同作業ができてしまうのですね。それでは、ひとつひとつ説明していきます。

1. 初期設定では1,000行・26(Z)列までしかない

エクセルで新しいブックを作成すると、初期設定でさえ100万以上もの行が存在していますが、スプレッドシートを新規に開くと行数は1,000行まで、列数は26列までしかありません。

それ以上追加したい場合は、各自で追加する必要があります。追加方法、追加場所については、以下の200万セルルールの話で説明することにしましょう。

2. 200万セルルール

行を追加する場合は、1000行下に項目があります。1回の操作で追加できる最大行数は、40,000行までです。

以下、限界テストとして40,001という数値を入れてみました。

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200万セルまで追加できるということですから、列数はZ列のみ(26行)とすると、76,923行まで追加できるということになり、それ以上追加しようとするエラーになります。

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76,923×26=1,999,998 セルということですね。

列数を増やす場合は、その分追加できる行数も当然減り、シートを1枚追加した際にも、そのシート分のセル数を含むため、追加できる行列数は減少します。

膨大なデータを取り扱う業種の方は、ここをしっかり把握しておきましょう。

3. スプレッドシートは自動保存されます

エクセルでは「上書き保存」をすることで作業中のデータが保存されましたが、スプレッドシートではオンライン上での作業となります。

そのため、作業をするたびに自動保存をしてくれます。

ですので、パソコンが壊れてしまってデータが消えてしまった! エクセルが急にフリーズ状態となって、作業がぱあになってしまった! という心配もありません。

また、エクセル2007以降のバージョンですと、元に戻す動作は100手順までですが、スプレッドシートの場合、作業中のタイミングであれば、作業開始時まで戻ることが可能です。

ページを離脱したり、ブラウザの更新ボタンを押してしまうと、作業状態を元に戻せなくなってしまうので、その点では注意が必要となります。

※ 難しい話となりますが、スプレッドシートのプログラム実行時間には制限があるので、通常のGoogleアカウントで操作するスプレッドシートでは、60分前の操作に戻ることが限界かなと思うのですが、その操作は現実的ではないので、作業開始時までと定義させていただきます。

4. 保存先はGoogleドライブであり、ローカルではない

自動保存される場所はGoogleドライブとなります。

Windowsでエクセルを持っていれば、ダウンロードすると自動的にエクセル変換して、パソコンに取り込むことができます。

やっぱりアプリケーション間による型崩れは覚悟した方がいいです。

5. 同時して共有作業できる人数は、50人まで

スプレッドシートには「共有」という魅力的かつ強力な機能があります。

エクセルですと、一人のパソコンに一人までしか作業できないのですが、スプレッドシートではひとつのファイルを同時接続することによって(あとのレッスンで操作方法を説明します)、複数人でひとつのスプレッドシートを操作することが可能です。

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管理人が体験した業務として、ヘルプデスク業務で重宝しました。

ヘルプサポートの3人が、ひとつのGoogleスプレッドシートを使い、それぞれ対応した電話案件をひとつのスプレッドシートへ書き込んでいくといった感じです。

サポートメモの下書きをそれぞれのパソコンから一箇所に落とし込むことができるので、わざわざ3つのファイルを1つにまとめて~という手間はないですよね。

これはあくまで一例でありますが、このように共有することで業務スピードの効率をかなり上げる可能性を秘めているのが、Googleスプレッドシートとなります。


マイクロソフト社のエクセルも素晴らしいです。

エクセルとの差異を学ぶことで、エクセルで便利な部分はエクセルで処理を行い、スプレッドシートで便利な部分は、スプレッドシートで処理を行う。

二刀流になれば、きっと皆さんのビジネスも加速すると考えています!

さえちゃんのひとこと

さえちゃんさえちゃん

20人一気にアクセスして、ひとつのシートを完成する業務を体験しました。セルの奪い合いでエキサイティングでしたよ。共有限界人数を調べたら、50人までという制限があるということを知りました。