スプレッドシートの書式設定を見ていきましょう。書式設定という言葉をあたりまえのように使うのですが、例えるなら「セルに入力したデータにお化粧をする」といった具合です。

例えば「1000」という数値に桁区切りスタイルというお化粧をしてあげると「1,000」と表示させることができます。これはカンマを自分で打っているわけではないので、数式バーには「1000」とだけ表示されます。また、文字サイズを大きくしたり、太字にしたり、斜体にしたりすることもできます。これらもみな「書式設定」ということになるわけです。

書式設定の利用は、こういった桁区切りスタイルのみならず、時間データや日付データにも反映させることが多いでしょう。ここでは、一通りの反映方法を調べていきましょう。

表示形式の書式設定

以下の表には、すべて「100」というデータが入力されています。メニューバーに表示されている、それぞれの書式設定ボタンを使ってみました。

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  • ¥(円)マークを押すと、¥100.00となります。
  • %ボタンを押すと、10000.00%となります。
  • その右隣りのボタンは、それぞれ小数点を減らす・増やすボタンです。

スプレッドシートは、アメリカ基準のところがありますので、通常のボタンでは「為替表示」になります。日本円ですと「銭」の単位まで出てしまうので、使い勝手はよくありません。また、パーセント表示形式でも、自動的に小数点第5位まで、つまり000.00の表示となります。そのため、スプレッドシートを取り扱う際には、日本ではあまり使わないのかな? と察しています。

メインは、こちらのボタンを使ってください。

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キャプチャが小さくなってしまいますが、すべての書式設定が一覧表示されます。この帯の……

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  • 「自動」を押せば、標準の書式に戻ります。
  • 「テキストなし形式」を押せば、文字列データとなります。
  • 青枠の各ボタンは、それぞれ書式が反映され、
  • 青枠の中で求める書式形式がない場合、表示形式の詳細設定より自分で探していきます。

表示形式の詳細設定で一度設定したものは、紫枠3つの項目に保存されていきますので、よく使う書式設定であれば、いちいち詳細設定より探さずに済む、ということです。

実例でご説明しましょう。冒頭でご説明した「1,000」という桁区切りスタイルの表記を設定したい場合、「カスタム数値形式」にありますので、ここから探していきます。

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ここで、一度初期設定を選んでおけば……

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ここに保存される、という具合です。一般的なビジネスデータで必要な書式設定は、表示形式の詳細設定にすべてあるかと思いますので、スプレッドシートを取り扱うにあたって、この箇所はしっかりと確認し、自分の業務においてどの表示形式の書式設定を扱うのか、確認しておくとスムーズな操作ができます。

データの書式設定

データを太字にしたり、斜体にしたり、打ち消し線を引いたり、という操作はエクセルと共通しています。表示形式の書式設定は、「自動」という項目でしか標準の状態に戻せないのに対して、赤枠のボタンはオン・オフが可能です。

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セルに罫線を引いたり、データを左詰めにしたり右詰めにしたり折り返したり、という操作もボタンよりできます。ここはエクセルと似た操作となりますので、説明は割愛します。エクセルより種類は少ないのですが、表計算ソフトの必要最低限の操作ができる、といった印象です。

さえちゃんのひとこと

さえちゃんさえちゃん

WindowsとMacで差異のあったシリアル値。スプレッドシートの場合、1899年12月31日を「1」としているので、うるう年問題もカバーされています。2100年のときは、どうするんでしょうね。