表計算ソフトでは「書式設定」方法をしっかり習得しないと厳しいです。

ここでは、スプレッドシートの書式設定を見ていきましょう。わたしたちは「書式設定」という言葉をあたりまえのように使いますが、いざ説明するとなると難しいキーワードです。

説明するなら「セルに入力したデータにお化粧をする」といった具合でしょうか? 文字サイズを大きくしたり、太字にしたり、斜体にしたりすることもできます。

例えば、「1000」という数値に桁区切りというお化粧をしてあげると「1,000」と表示させることができます。これは、カンマを自分で打っているわけではないので、数式バーには「1000」とだけ表示されます。実際のデータに変化はない、ということですね。

これらもみな「書式設定」ということになるわけです。

書式設定の利用は、こういった桁区切りや文字サイズの変更、太字、斜体のみならず、時間データや日付データにも反映させることが多いでしょう。

ここでは、一通りの反映方法を確認していきましょう。

表示形式の書式設定

以下の表には、すべて「100」というデータが入力されています。メニューバーに表示されている、それぞれの書式設定ボタンを順番に使ってみました。

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  • ¥(円)マークを押すと「100」が「¥100.00」となります。
  • %ボタンを押すと「100」が「10000.00%」となります。
  • その右隣りのボタンは、それぞれ小数点を減らす・増やすボタンです。

スプレッドシートは、海外基準のところがありますので、通常のボタンでは「為替表示」になります。日本円ですと「銭」の単位まで出てしまうので、使い勝手はよくありません。

また、パーセント表示形式でも、自動的に小数点第5位までの表示となります。メニューバーのボタンは、どれもアメリカ仕様ということでしょうか?

メインは、こちらのボタン「123」を使ってください。

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キャプチャが小さくなってしまいますが、すべての書式設定が一覧表示されます。この帯の……

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  • 「自動」を押せば、標準の書式に戻ります。
  • 「書式なしテキスト」を押せば、文字列データとなります。
  • 青枠の各ボタンは、それぞれの書式が反映され、
  • 青枠の中で求める書式形式がない場合、「表示形式の詳細設定」より探します。

表示形式の詳細設定で一度設定したものは、紫枠3つの項目に保存されていきますので、よく使う書式設定であれば、いちいち詳細設定より探さずに済む、ということですね。なので、実際はこの紫枠をよく使うかと思います。

それでは、実例でご説明しましょう。

冒頭でご説明した「1,000」という桁区切りスタイルの表記を設定したい場合、「表示形式の詳細設定」→「カスタム数値形式」にありますので、ここから探していきます。

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ここで、一度初期設定を選んでおけば……

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ここに保存される、という具合です。

一般的なビジネスデータで必要な書式設定は、表示形式の詳細設定にすべてあるかと思いますので、スプレッドシートを取り扱うにあたって、この箇所はしっかりと確認し、自分の業務において、どの表示形式の書式設定を扱うのか、確認しておくとスムーズな操作ができます。

※書式を戻す 「自動」ボタンは、計算式元の数値データに桁区切り設定をしている場合、数式で求めた結果のセルは、計算式元の書式を基準とします。

データの書式設定

データを太字にしたり、斜体にしたり、打ち消し線を引いたり、という操作はエクセルと共通しています。表示形式の書式設定は、「自動」という項目でしか標準の状態に戻せないのに対して、太字・斜体・打ち消し線ボタンの3つは、オン・オフが可能です。

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セルに罫線を引いたり、データを左詰めにしたり右詰めにしたり折り返したり、という操作もボタンよりできます。ここはエクセルと共通していますね。

さえちゃんのひとこと

さえちゃんさえちゃん

WindowsとMacで差異のあったシリアル値。スプレッドシートの場合、1899年12月31日を「1」としているので、うるう年問題もカバーされています。でも2100年のとき、どうするんでしょうね。