Microsoft Wordには、差し込み印刷という機能があります。

ひとつのWord文書に、Excelから名前や住所などを取得して、その文書にデータを差し込むというものです。ダイレクトメールや招待状の作成など、非常に便利な機能ですね。一般事務職の人は、必須スキルじゃないかな?

これ、メールでもできたら便利ですよね。それができたんですっ! 元ソースはこちらとなります。Google Apps for workに関わっている人なら誰でも知っている、サテライト原口社長のマイナビ記事。素晴らしい記事でした。

http://news.mynavi.jp/series/appsscript/002/

リンク先の記事にもあるように、ツールは「Googleスプレッドシート」を使って行います。Googleスプレッドシートは、Gmailを持っている人であれば、誰でも利用できるサービスです。上記リンクの記事内容を研修講師チックな説明で書き直してみました。

手順1

「電子メールを使って、初期パスワードを社員それぞれ一斉送信する」

このようなケースを想定します。Googleスプレッドシートを使い、1枚目のシートには「宛先リスト」とシート名をつけましょう。セルの配置はこのとおり、リンク先のサンプルと同じように作成してください。

セル番地が崩れるとNGとなるので要注意です。また、メール送信するための処理開始番号は3行目ゆえに、セルE1は「3」と設定しております。

メール一斉送信

「To」の項目には、自分のメールアドレスを入れます。

一斉送信となりますので、送り先はBccでなければならない。Bccでメールを送るためには、必ずToに自分のメールアドレスを入れるというのは、ビジネスメールの基本ですね。Toには必ずメールアドレスを入れないと送信できない、というルールがあるからです。

「Bcc」の項目には、送り先のメールアドレスを入れましょう。

セル「E3」以降の列の配信状態のフィールドは、メール送信後、自動的に文字が入るのでここは空欄にしておきます。F列以降に差し込みたいデータを入れる、という流れです。これで1枚目のシートは準備OKですね。

手順2

2枚目のシートを作成します。2枚目も元ソースに倣って、以下のシートを作成します。

シート名は「メール本文」とします。シート「メール本文」も、このようにサンプルと同様に作成しましょう。これもセル番地が間違えてはエラーとなります。

2メール一斉送信

手順3

作成後「ツール」タブから「スクリプトエディタ」を開きます。無題のプロジェクトを作成し、ファイル名を「メール差込スクリプト」とでもしておきましょう。

apps02

コード.gs内を綺麗に削除し、以下のソースコードを貼り付けます。

【参照元 リンク先の一番下のソースコード】
http://news.mynavi.jp/series/appsscript/002/

そうなると、こうなりますよね。差込データが3つまでのスクリプトです。

4つ以降にする場合は、var sasikomiData4 = というように追記してやればOK。その場合のセル番地も間違えないよう追記することが必要ですが、まあ3つあれば十分でしょう。わからない方はコメントにメールくださいませ。

apps03

これで準備完了。

手順4

スクリプトファイルを保存したら、OnOpenを実行しておきましょう。

mail3

実行後、スプレッドシートに戻ります。「スクリプト実行」タブが登場しました。これがOnOpenの記述ですね。

apps06

内容を確認後、スクリプト実行を押します。その後、承認画面が出てきますので、自分のメールアドレスに再ログインをするような流れで行うと、メールは一斉送信されます。

mail

確認をすると、以下の項目が出てきます。

mail2

無事に配信が終われば、このようにステータスが表示されます。

apps07

必ず3通程度でテストをしてから本番環境で実行してくださいね!

企業レベルだともうすこし運用を考えないといけないかと思うのですが、フリーランスレベルであればかなり使えるツールです! こういうテクニックを利用できるというのも、Googleスプレッドシートならでは、ということでしょうか?

頭の中の道具箱としてひとつ留めておきたいツールでした♪