Googleドライブのファイル共有、やっていくと、どのファイルを共有しているのかわからなくなってきます。

誰と管理しているのか、どこのフォルダで管理しているのか? そのファイルは何か? フォルダを適宜整理していれば、そんなことに悩むことはないのですが、数が多くなるにつれて、関連会社との兼ね合い、部署との兼ね合い上、チームごとの兼ね合いなどなど、自分の思い通りにいかないことも多々あります。

で、Googleドライブのヘルプフォーラムを巡っていたら、このようなスプレッドシートのアドオンに巡り合いました。

Permissions Auditor

Drive Permissions Auditor

アドオンの使い方は、以下の通りです。GoogleAppsMarketsよりこちらのアドオンをインストール後、新規にGoogleスプレッドシートを立ち上げます。新規スプレッドシートより「アドオン」→「Drive Permissions Auditor」を起動します。

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右側にナビゲーションが登場します。使い方などの説明書きがありまして、無料版は200ファイルまでとなります。有料版は29.99ドルなので、約3,000円ちょっとですね。ちょっと試してはみたいのですが……お高いので無料版での説明で失礼します。

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次にどのファイルを検索するか? を設定します。このクエリの書き方は、Click hereをチェックして確認してください。

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今回、管理人はGoogleドライブにあるすべてのGoogleスプレッドシートを取得するという設定をしてみます。どのような記述かというと、

mimeType = ‘application/vnd.google-apps.spreadsheet’

こういう書き方になるみたいですね。わからなければ、直接メールで聞いていいよ、とおっしゃっているので、実際に運用される際には、英語で問い合わせてみてください。

お仕事データが見えてしまうので、ファイル名に関しては伏せさせてください。このようにスプレッドシート上に出力ができて、オーナーは誰か? 誰がアクセスできるか? までわかるようになります。

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無料版ですと初回のスプレッドシートにつき200までなので、2ファイル目でまた検索をしようとすると、もうすでに使い果たしましたよ! と監視することができなくなります。

もし、会社の経費で落ちるようであれば、ぜひインストールしておきたいアドオンですね。