昨日、Google Apps Scriptの勉強会に参加してきました。とても勉強になりました。

企業のGoogle Apps導入スピードは伸びてきているのかな? とは感じておりますが、管理人の近辺では、現状維持という企業がまだまだ多いです。既存のサービスを利用しているということ、クラウド上に業務データを置くというのに抵抗があること。そしてクラウドベースでの業務形態に教育ができないことなどなど、様々な要因があるというのが理由でしょう。

Google Apps、いまはG Suiteという名前に変わり、コロコロ変えるな! と文句を心の中で留めているのですが、Google Appsが次第に勢力を拡大しているため、Excel需要が減るかなと心配したこともあったのですが、その心配は必要ないと確信を抱きました。今日はそれについて、原稿用紙8枚程度にまとめてみました。

今日は夜にExcel講座があるからね。控えめに執筆を、と思ったらかなり長くなったな……。

ExcelとSpreadSheet

Microsoft Excelを単体で購入する人はそういない。いまでは Microsoft Office 365 ○○ という商品を年単位で購入し、業務系ソフトをパッケージで購入する流れがメジャーだ。○○とは、個人用、ビジネス用、ボリュームライセンス版など、価格帯は利用形態によって異なるが、だいたい1ユーザーあたり年額11,000円前後である。

Google SpreadSheetの場合、Googleアカウントさえ取得すればすぐに利用可能なため、無料で使用することができる。表計算ソフトのみならず、文書を書くためのドキュメントソフト、プレゼンテーションをするためのソフトも備わっているから、コストゼロというのが魅力的だ。

どちらも事務レベルにおいて十分利用できるため、であるならば、ExcelよりSpreadSheetでいい! と思われるかもしれない。ただ、Excel講師としてSpreadSheetを長く使い続けた結果、このような結論に至った。

ExcelができないとSpreadSheetも扱えないだろう。

というものである。理由は2点ある。

  • SpreadSheetでは、Excelのようなダイアログボックスがない。
  • SpreadSheetは、クラウドベースである。

まず1点目から説明していこう。SpreadSheetには、そもそもダイアログボックスというものがない。ブラウザ上で動かしているため、ポップアップウィンドウで出せるものは、メッセージボックスや承認ウィンドウしかないのだ。そのため、手入力で行わなければならない部分があり、例えばSUM関数ひとつにしても、Excelでは関数を利用する際に、引数ダイアログボックスが使えるものの、SpreadSheetは自力で関数名、数式を入力しなければならない。

指導している立場からして、それはとても難題であり、ハードルが高い。事務職員には教育させればいい、と簡単に言い放つ人が多いのだが……まあ、このセクションの最後に書こう。

2点目、SpreadSheetはインターネット常時接続が基本のため、同期や共有、公開範囲などの意味を知っていないとならない。Excelが使えない人の多くは、フォルダによるファイル管理さえ理解していない人が多く、データの保存すらままらない。それを、Googleドライブで管理する、ということ自体無理があると考える。データを誤って削除したりしても、Googleドライブのゴミ箱から復元はできるし、間違えて上書き保存されてもログから復元できるので、そういう意味では、後戻り可能のツールではあるものの、初心者には不向きなアプリケーションソフトだ。

また、SpreadSheetは様々なサービスと連携することができる。Excelでも他サービスと連携することは可能だが、基本はローカル上で連携するため、作業PC1台で処理することが多い。SpreadSheetはクラウドベースであるから、端末は自由に切り替えが可能だし、メール送信も可能だし、PDF出力も可能だし、カレンダーにスケジュール登録も可能となる。

このように、SUM関数すら知らない人へ、通常の操作に加え、業務上必要となる<連携>というキーワードを、どうしたらわかりやすく説明ができるだろう?

講師・インストラクターとしてキャリアは長いので、この件に関しては間違いはないと信じているのだが、水泳指導に置き換えるなら、クロールすらままならないのに、個人メドレーの泳ぎ方を説明しているようなものである。事務職員に教育させればいい、と安易に発言されるのはやめたほうがいい。物事には手順がある。

私は、Excelで基本操作を覚えてからSpreadSheetを教える、という流れがもっとも習得スピードが早いと考えている。そのため、Excelの需要は残り続ける、という確信を抱いた。

ビジネスにおいてどちらが使えるか? というタイトルを付した。これは、私もこの二者択一の罠に陥ってしまった。そのため、敢えてタイトルに付して、記事内でこのタイトルを否定してみたくなった。

Google製品は無料なのだから、どちらに固定しようという考えはなくていい。どちらも併用して使えばいい。使えるものを使って、業務がより効率化すればいいのだ。Excelの弱みである共有をSpreadSheetで補い、SpreadSheetで不足している操作性、データ分析などの専門的分野はExcelに委ねればいい。

ただ、新たな心配事を感づいた。

SpreadSheetのスクリプトエディタに記述するGoogle Apps Scriptという存在(ExcelでいえばVBAのようなもの)によって、事務職員の業務を完全除去とすることが、近い将来出てきそうなのだ。注文書作成、見積書作成、請求書作成、稟議書作成、スケジュール管理、リマインドメール……、Google Apps Scriptは、SpreadSheetを心臓部とすることで、あらゆる操作の自動化が期待される。つまりは、今後事務職が失われていくのではないか? と考えている。

前述のとおり、Excelすらわからないのであれば、クラウドということも理解不能な人は多い。業務がどんどん効率化・自動化に進んでいるということは、近い将来Excelができない人は、ことごとく採用の対象とならないものになってしまうのではないか? と考えた。

無駄を排除し、操作ができる人のみ、その分の時間をより企業のために活動する。それはいいことなのだろう……。

元・事務職員として

文体は戻り、そろそろ終わらないと。

管理人は事務職経験が4年ほどありますので、現場の風景というものは、かなり容易に想像できます。事務職とはいえ、パソコンに詳しくない人が意外と現場に多く見受けられました。それは、社員であってもです。メールのTo Cc Bccを理解していない人も多かった現場でした。

ExcelやAccessができる人にどんどん仕事がたまり、できない人は「わたしよくわかりません」と言って、逃げる人が多かった。けれども、給料としてはさほど差がない。管理人、そういう怠惰な人は許せませんでした。真面目に勉強している人や、一生懸命働いている人に、どんどん仕事が集まる環境になっている。仕方がなくその人の仕事をかじってしまったら、もう最後までやらないといけない。ぷよぷよの「おじゃまぷよ」のように、いつまでも自分の業務は片付かず、どんどん仕事は増えていく……。

毎日の業務が自動化できると、真面目にがんばっている人にとっては、いい方向に向かっていくのではないかな? と考えています。業務を覚えようとしない人、勉強しない人、できないから逃げようとしている人は、どんどん落ちていけばいい……という考えも危険なので、いつだって仕事は全体を見なければなりません。

でも、最低限Excelは全企業全社員使えるようになってほしいな、というのが願いです。表計算ソフトについてまったく知らない人でも、6時間×3日の時間で、表計算ソフトは覚えることができます。なのでみんなExcelできるようになってね、管理人の講座受けに来てね、という宣伝言葉で締めくくりたいと思います。はあ、いかん! いい加減今日の授業の予習しないと( ゚д゚ )!!